Objectifs du poste

Sous la responsabilité de la Directrice et en appui direct à l’Animatrice nationale du réseau – également Directrice adjointe, le/la ASSISTANT(e) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E) aura les missions suivantes :

Il/ Elle travaille en étroite collaboration avec la direction et l’agence comptable de l’association.

Il/ Elle appuie la chargée de mission labellisation, assure les activités administratives et les tâches courantes de comptabilité.

Il/ Elle réalise le suivi et la gestion des actions de formation.

Missions

Le réseau national a pour missions la gestion de la procédure de labellisation APP, le suivi de l’activité des organismes labellisés, l’appui à la professionnalisation des membres du réseau, la promotion et la valorisation du label.

Appuyer la chargée de mission labellisation :

  • Suivi et gestion du calendrier de labellisation APP
  • Mailing aux APPs (vague de labellisation)
  • Gestion réception des dossiers d’audits
  • Etude et classement
  • Participation aux commissions nationales de labellisation
  • Elaboration des comptes rendus
  • Edition des attestations

Réaliser le suivi et la gestion des actions de formation de l’APapp :

  • Inscription des participants sur les différentes dates de formation (suivi du calendrier)
  • Transmission des conventions, programmes, convocations et informations à chaque participant
  • Vérification du retour des conventions signées
  • Réservation des salles et gestion de la logistique
  • Lien administratif avec les formateurs experts : gestion logistique, déplacements et note de frais ; suivi et classement des pièces administratives (émargement, évaluations, dossier de traces pour les formations à distance …)
  • Réalisation et envoi des certificats de réalisation

Assurer les activités administratives courantes

  • Actualisation des bases de données
  • Logistique afférente aux manifestations de l’APapp
  • Rédaction des procès-verbaux de réunions
  • Traitement de la correspondance générale (courriers, mails)

Assurer les tâches courantes de comptabilité

  • Saisie comptable des opérations courantes
  • Rapprochement bancaire
  • Edition des factures sur logiciel SAGE
  • Encaissement des chèques
  • Pointage des règlements par virements
  • Suivi de trésorerie
  • Relances des impayés
  • Classement et archivage des documents et diverses tâches administratives
  • Gestion et suivi des notes de frais, gestion logistique des déplacements
  • Gestion et suivi des dépenses de l’APapp et des relations financières avec les partenaires
  • Envoi d’un bilan mensuel d’activité comptable au Cabinet comptable de l’APapp

Vous travaillerez en lien avec l’agence comptable de l’association.

Missions annexes

  • Le/la ASSISTANT(e) en gestion ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE sera amené(e) à réaliser des missions en dehors de ses missions principales selon les besoins d’activité et de continuité du service.

Compétences & aptitudes à consolider au cours du contrat

Connaissances

  • Une bonne connaissance du secteur de la formation est appréciée
  • Outils de bureautique : WORD / EXCEL
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Connaissance du logiciel SAGE CIEL compta serait un plus

Savoir-être  

  • Avoir le sens de l’organisation, être méthodique,
  • Avoir un sens pratique, logique et une capacité d’analyse,
  • Être sérieux, rigoureux, avoir la conscience professionnelle,
  • Avoir une capacité d’adaptation et d’anticipation
  • Anticiper et apprécier la charge de travail pour planifier
  • Favoriser le bien faire à la rapidité d’exécution
  • Être en vigilance sur les diffusions (auto contrôle de chaque document produit avant diffusion et vérification des calculs)

Compléments d’information & conditions

  • Niveau BTS comptabilité et gestion minimum, Licence Pro, DUT gestion des entreprises et des administrations…
  • Expérience : 1 à 2 ans minimum sur un poste similaire
  • Lieu de travail : Paris 1er
  • Contrat de professionnalisation expérimental de 12 mois
  • Durée hebdomadaire de travail : 35h
  • Horaires : 9h30-13h 14h-17h

Rémunération à l’embauche : salaire entre 1870 euros et 2050 euros brut en fonction du profil.

(Prise en charge à hauteur de 50% des transports en commun)

Ce poste a vocation à évoluer selon le profil et les compétences de la personne recrutée.

Prise de poste dès que possible

  • Adressez vos candidatures à jennifer.fuentes@geiqpluss.fr à l’attention de Jennifer FUENTES :
  • un CV,
  • une lettre de motivation, des anecdotes ou quelques lignes sur vos atouts pour mener à bien cette mission opérationnelle et partenariale
  • Merci de préciser vos disponibilités !

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